LAPORAN
1. Pengertian Laporan
Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena maksud sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.
2. Dasar-dasar Laporan
a. Pemberi Laporan
Laporan melibatkan orang atau pihak yang memberi laporan. Pemberi laporan dapat berupa perorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu.
b. Penerima Laporan
Penerima laporan adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang/badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.
c. Tujuan Laporan
Tujuan sebuah laporan tergantung dari situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima laporan. Pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut :
· Untuk mengatasi masalah
· Untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif
· Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah
· Untuk mengadakan pengawasan dari perbaikan
· Untuk menemukan teknik-teknik baru
3. Sifat Laporan
Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Hasilnya berupa : perbaikan, perubahan, bantuan, perkembangan, penegasan sikap, dan pengambilan keputusan. Laporan hanya dapat dicapai apabila :
· Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas
· Isi laporan harus diurutkan dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga dapat masuk akal
· Fakta-fakta yang disajikan pelapor harus dapat menimbulkan kepercayaan, terutama bila laporan itu dimaksudkan untuk mengambil suatu tindakan tertentu.
Laporan juga harus mengandung sifat-sifat berikut :
1. Laporan itu harus mengandung imaginasi. Yaitu pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan itu.
2. Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit, yang berarti tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan utnuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.
3. Laporan juga harus disajikan secara menarik. Penulis laopran juga bukan sekedar menyampaikan sebuah laporan. Tetapi ia pun inginkan hasil dari laporannya itu.
4. Macam-macam laporan
Laporan umum dibagi sesuai bentuk dan maksudnya :
a. Laporan berbentuk Formulir Isian
Dalam menuliss sebuah laporan yang berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan ini bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.
b. Laporan berbentuk Surat
Jika sebuah laporan tidak banyak mengandung tabel, angka atau sesuatu hal lain yang digolongkan dalam tabel dan angka, maka bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Laporan berbentuk surat dapat dipakai untuk menympaikan segala macam topik. Bentuk laporan ini bervariasi, dari bentuk sangat formal sampai ke bentuk sangat informal.
c. Laporan berbentuk Memorandum
Laporan berbentuk memorandum digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.
d. Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan
Laporan perkembangan (progress report) pada prinsipnya berbeda dengan laporan keadaan (status report). Bedanya adalah :
· Laporan perkembangan adalah : suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap aman yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.
· Laporan keadaan : mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah mengambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
e. Lporan Berkala
Laporan ini dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian, atau dalam bentuk memorandum.
f. Laporan Laboratoris
Tujuan dari laporan ini adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Laporan ini bukan hanya menyajikan hasil kegiatan di laboratoria, tetapi juga harus menerapkan masalah-masalah khusus bahkan kegiatan yang diinginkan. Pokok-pokok penting yang harus diperlihatkan dalam kerangka laboratoris :
1. Halaman judul
2. Objek atau tujuan
3. Teori : menyangkut teori mana yang diterapkan
4. Metode : yang dimaksud dengan metode di sini adalah prosedur-prosedur yang ditepuh
5. Hasil-hail yang akan dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode di atas
6. Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan
7. Kesimpulan
8. Apendiks
9. Data asli
g. Laporan Formal dan semi Formal
Laporan Formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur. Ciri-ciri umum laporan formal adalah :
1. Harus ada halaman judul
2. Biasanya ada sebuah surat-penyerahan
3. Walaupun tidak panjang, sebuah laporan formal selalu memliki sebuah daftar isi.
4. Ada sebuah ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan
5. Ada bagian yang disebut Pendahuluan, sebagai suatu informasi awal bagi pembaca
6. Bila ada Kesimpulan dan Saran (Rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri
7. Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
8. Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat personal
9. Kalau perlu laporaan formal disertai pula tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan, maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri
10. Laporan formal biasanya didokumetasikan secara khusus.
Bila ada satu atau dua syarat di atas yang tidak terpenuhi maka laporan itu dinamakan laporan semi-formal. Sebaliknya jika laporan tidak memenuhi persyaratan-persyaratan diatas maka dinamakan non-formal. Dengan memperhitungkan pula nadanya yang bersifat impersonal dan bahasa yang standrad, maka laporan formal, laporan semi-formal dan laporan non-formal merupakan laporan yang bersifat resmi (formil). Bila laporan tersebut bersifat pribadi dan bentuknya mana suka sesuai dengan keinginan penulis maka laporan itu bersifat tak resmi atau laporan informil. Ciri laporan formal adalah : sampul, halaman judul, surat penyerahan, daftar isi, pendahuluan, isi laporan, kesimpulan, apendiks dan bibliografi.
5. Struktur laporan Formal
A
Halaman Judul
Surat Penyerahan
Daftar Isi
Ikhtisar atau abstrak
Pendahuluan
Isi Laporan
Kesimpulan
Saran (Rekomendasi)
Apendiks
Bibliografi
B
Halaman Judul
Surat Penyerahan
Daftar Isi
Ikhtisar atau Abstrak
Kesimpulan
Saran (Rekomendasi)
Pendahulun
Isi Laporan
Apendiks
Bibliografi
Keterangan:
a. Halaman Judul
Memuat pokok-pokok atau topik laporan.
b. Surat penyerahan
Berfungsi sebagai Kata pengantar pada sebuah buku.
c. Daftar Isi
Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu.
d. Ikhtisar dan Abstrak
· Abstrak adalah suatu bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca-pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan engenai aspek-aspek itu.
· Ikhtisar adalah bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang singkat.
e. Pendahuluan
Pendahuluan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagai latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan beberapa hal berikut : tujuan laporan, mengapa laporan itu ditulis, siapa yang menyuruh sebuah laporan itu,siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya, perseorangan atau satuan tugas, siapa yang memimpin satuan tugas, wilayah-wilayah mana saja yang tercakup, kapan tuas itu mulai dilaksanakan dan kapan berakhir, dan di mana serta bagaiana penulis laporan mendapatkan informasi mengenai masalah tersebut.
f. Isi laporan
Isi laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Sebab itu isi laporan dapat meliputi : hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocok kewajibannya, semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.
g. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis, sebaliknya saran-saran merupakan langkah mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.
h. Bagian Pelengkap
Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laporan itu adalah Apendiks (lampiran-lampiran, termasuk Surat perintah atau Surat Tugas bagi orang yang membuat laporan itu, Foto-foto dan Peta) dan Bibliograafi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka.
6. Bahasa Sebuah Laporan
Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur.
7. Laporan Buku
Suatu macam laporan untuk kepentingan atau perkuliahan di Perguruan Tinggi disebut Laporan Buku. Laporan ini bertujuan utnuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut.
8. Penutup
Apa saja yang menjadi pokok sebuah laporan, pada bagian terakhir selalu disertai penilaian tentang baik-buruknya, serta saran-saran untuk mengambil tindakan bila perlu.
USUL
1. Pengertian Usul
Usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.
2. Sifat dan Jenis Usul
Bila semua tulisan lain dibuat berdasarkan bahan-bahan yang sudah tersedia atau sesuatu yang sudah terjadi, sebaliknya usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada. Walaupun barang yang diusulkan itu belum ada, penulis usul harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat menyakinkan penerima usul. Penerima usul harus betul-betul diyakinkan bahwa penulis usul, entah perseorangan ataupun suatu organisasi, akan sanggup melaksanakan pekerjaan yang direncanakan dan diusulkannya. Macam-macam usul : untuk penelitian, pengembangan, perencanaan dan pemasaran.
3. Usul Non-Formal
Usul-usul yang bersifat non-formal bentuknya beraneka ragam, tergantung dari penulis, atau kesepakatan antara penulis dan penerima usul. Kadang usul non-formal disampaikan dalam bentuk memorandum atau surat.
Usul non-formal harus mengandung hal-hal berikut :
a. Masalah
Masalah yang disampaikan dalam sebuah usul, haruslah dirumuskan dengan jelas. Peneliti harus mengadakan identifikasi masalah yang dihadapi dengan cermat, mengambarkan latar belakang atau sejarah persoalan yang dihadapi, serta menunukkan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan atau diselesaikan sekarang juga.
b. Saran pemecahan
Saran-saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi, merupakan inti dan sasaran utama dari setiap usul. Penulis berusaha menampilkan jalan-jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi atau menyelesaikan pekerjaan yang dihadapi.
c. Permohonan
Untuk menutup uslnya, penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjan yang khusus itu, atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu. Perumusan yang tegas akan mempermudah penerima usul untuk memberikan pertimbangan dan dapat segera pula menjawab permohonan itu.
4. Usul Formal
Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Ada tiga bagian utama dalam usul formal : bagian pelengkap pendahuluan, isi usul, dan bagian pelengkap penutup.
4.1 Bagian Pelengkap Pendahuluan
a. Surat pengantar atau memorandum pengantar
Surat ini sama fungsinya sama dengan penyerahan atau surat pengantar pada sebuah laporan. Surat pengantar sebuah usul antara lain berisi : alasan-alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.
b. Sampul dan halaman judul
Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan yaitu usul, judul usul, nomor pengenal kalau ada, yang biasanya dihubungkan dengn nomor penawaran. Di bawahnya lagi dicantumkan tanggal penyerahan dan tanggal akhir penyelesaian tugas yang akan dikerjakan. Contoh :
USUL
Disampaikan kepada
DEPARTEMEN PERHUBUNGAN
REPUBLIK INDONESIA
Untuk
PEMBANGUNAN JALAN RAYA
TRANS SUMATRA
No. 1534/DPJ/Dep./U/78
Disusun oleh
PT GEGAP GEMPITA
Oktober 1987
c. Ikhtisar atau abstrak
Ikhtisar atau abstrak menyampaikan inti sari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut.
d. Daftar isi
Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul itu. Dengan demikian penerima usul dengan mudah dapat mencari bagian tertentu bila ia tertarik untuk melihat bagian yang bersangkutan.
e. Penegasan permohonan
Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar. Tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang, lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.
4.2 Isi Usul
Isi usul memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan. Masalah-masalah yang akan dikerjakan itu berbeda-beda sifatnya, di samping itu situasinya pun tidak sama bahkan pada pekerjaa-pekerjaan yang dianggap sejenis. Beberapa topik dibawah ini selalu akan dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam isis sebuah usul :
a. Pembatan masalah
Dengan batasan yang diberikan pada awal usul itu, dapat diletakkan landasan pengertian yang sama antara kedua belah pihak. Dalam hal ini penulis harus memberi batasan pengertian itu dengan tujuan memperlihatkan kepada penerima usul bahwa ia mengetahui dengan tepat masalah itu.
b. Latar belakang
Sejarah atau latar belakang masalah yang diuraikan perlu pula dikemukakan. Apa yang terjadi sekarang atau nanti, tidak dapat terlepas dari perkembangan atau sejarahnya pada masa lampau. Jalan keluar yang disarankan hanya akan efektif kalau dipertimbangkan pula semua latar belakang dan sejarahnya.
c. Luas-lingkup
Membatasi luas-lingkup persoalan yang dihadapi akan membawa manfaat sekurang-kurangnya dalam dua hal. Yaitu :
· Pertama, penulis usul akan dapat melihat duduk persoalannya yang jelas, sehingga dapat menyampaikan deskripsi yang konkrit dan jelas.
· Bila penulis usul tidak memberi batasan-batasan itu, maka penerima usul akan melakukan tuntutan-tuntutan tertentu di kemudian hari.
d. Metodologi
Adalah kerangka teoritis yang dipergunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi. Melalui metode tersebut, penerima usul dapat menilai apakah dapat diharapkan hasil yang memuaskan atau tidak pada tempat, atau kondisi tertentu. Semakin komprehensif metodologi yang diusulkan untuk mengerjakan masalah yang dihadapi itu, semakin akan menyakinkan penerima usul.
e. Fasilitas
Penulis usul perlu menggambarkan pula bermacam-macam fasiltas yang dimilikinya untuk lebih menyakinkan lagi penerima usul bahwa tawaran mereka benar-benar serius dan mereka pasti sanggup mengerjakannya dengan baik.
f. Personalia
Penulis usul harus menyertakan pula daftar susunan personalia, baik yang bekerja penuh maupun tidak, dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya masing-masing.
g. Keuntungan dan kerugian
Akan lebih menyakinkan lagi penerima usul, bila dikemukakan juga semua keuntungan yang akan diperoleh dari pekerjaan itu. Hal ini bukan suatu yang berlebihan, tetapi untuk menyakinkan penerima usul bahwa biaya yang akan dikeluarkan tidak akan sia-sia dengan hasil yang akan diperoleh.
h. Lama waktu
Dalam usul juga harus dijelaskan lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan. Bila terdiri dari beberapa tahap, maka tahap-tahap itu perlu diberikan dengan perincian waktu penyelesaian masing-masing.
i. Biaya
Perincian biaya harus benar-benar digarap dalam usul sehingga dapat menyakinkan penerima usul.
j. Laporan
Mengikuti tahap pelaksanaan dengan cermat, penulis usul juga memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya itu. Dan laporan menurut tahap kemajuan yang dicapai, akapn akan diserahkn laporan terakhir sesudah pekerjaan itu dirampungkan.
4.3 bagian pelengkap penutup
bagian ini sama dengan laporan dan tulisan formal yang lain, berisi bahkan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul itu.
SUMBER :
Gorys Keraf.1994. komposisi. NTT. Penerbit: Nusa Indah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar